szampan restauracja impreza centrum konferencyjne kręgielnia

Jak zorganizować wzorową konferencję

DSC 8508

Konferencje stają się coraz popularniejszymi wydarzeniami nie tylko w świecie naukowym, ale i biznesowym. Z każdym rokiem kolejni pracodawcy doceniają zalety, jakie wiążą się z organizacją takiego eventu. Dobrze zorganizowana konferencja szybko może stać się cyklicznym, sztandarowym wydarzeniem w danej branży. A to gwarantuje organizatorowi doskonałą reklamę. Aby odniosła ona sukces musi być dobrze zorganizowana. Trzeba jednak podkreślić, że przygotowanie konferencji to duży wysiłek logistyczny i naprawdę spore wyzwanie. Dlatego do jej planowania trzeba się odpowiednio przyłożyć.

 

Jak to dobrze zaplanować

Kluczem do sukcesu jest dobrze przepracowanie spraw kluczowych dla eventu. Należą do nich określenie budżetu, liczby gości, niezbędnych usług dodatkowych, charakteru wydarzenia, ale przede wszystkim wybranie miejsca, w którym ma odbyć się konferencja. Należy zastanowić się z jaką salę konferencyjną wynajmiemy, z jakiego cateringu skorzystamy, czy będą nam potrzebne pokoje hotelowe. Nie wolno zapominać, że przygotowując konferencję musimy wychodzić naprzeciw potrzebom naszych gości. Dlatego przerwy kawowe czy posiłki, to nie tylko zaspokajanie potrzeb, ale również możliwość swobodnej dyskusji i zawierania nowych znajomości. Aby ułatwić sobie kwestię organizacyjną, konferencję można przeprowadzić w odpowiednio przygotowanej do tych celów restauracji. Niektóre z nich mają profesjonalne sale konferencyjne, wyposażone w niezbędny sprzęt. Plusem jest również fakt, że w takim wypadku nie musimy przejmować się kwestią cateringu. Jednakże pamiętajmy również o kwestiach merytorycznych. Nawet najlepiej zorganizowane spotkanie bez odpowiedniej dbałości o treść, będzie tylko wydmuszką.

 

Odpowiednia promocja

Istotną kwestią jest również promocja naszej konferencji. Organizując konferencję branżową warto przemyśleć, gdzie i w jaki sposób można się zareklamować. Podstawą współczesnej reklamy jest Internet, zatem można stworzyć stronę poświęconą konferencji. Warto również wykorzystywać media społecznościowe do jej promowania. Nie zapominajmy o tradycyjnych sposobach, czyli wysyłaniu zawiadomień do wszelkich ośrodków branżowych.